Лучшие практики управления бизнес-процессами

Как предприятиям развивать и поддерживать потенциал для реализации быстрых, малорисковых и экономически эффективных операций с бизнес-процессами? В заключении большинства исследований по управлению бизнес-процессами перечисляются несколько довольно общих факторов, например, поддержка высшего руководства, коммуникация, соответствующая культура, назначение владельцев процессов и обучение конечных пользователей. Чтобы инициативы BPM действительно обеспечили всеобъемлющую и устойчивую цифровую трансформацию, мы определили 10 лучших практик управления бизнес-процессами, необходимых для решения текущих и будущих задач в BPM.

Лучшие практики управления бизнес-процессами

1.  Бизнес-изменения должны быть ориентированы на производительность

Анализ эффективности бизнеса должен обосновывать каждое изменение в бизнесе. Каждое действие должно иметь цель, и измерение и оценка позволяет нам определить, соответствуют ли наши действия этой цели.

Нужны прогностические показатели, а не ретроспективные отчеты, чтобы получить полную картину. Необходимо создать взаимосвязанную систему показателей, чтобы встроить общие глобальные цели в повседневную деятельность сотрудников. Руководство должно использовать показатели эффективности для четкого определения приоритетов и стратегии, а не полагаться исключительно на желаемые результаты.

2. Учитывайте влияние заинтересованных сторон на бизнес

Любой человек или любая группа, которые имеют долю в бизнесе и потенциально могут существенно влиять на его результаты, называются заинтересованным лицом. Всех заинтересованных лиц следует разделить на группы в зависимости от их уникальных требований и того, как с ними следует обращаться.

Чтобы понять каждую группу заинтересованных сторон, важно понять ваши текущие отношения с этой группой и то, как вы хотели бы, чтобы они развивались. Разница между этими двумя состояниями будет определять необходимые изменения, и условия заинтересованных сторон будут сбалансированы на основе их фактических потребностей.

3. Вовлекайте персонал в изменения бизнеса

Без глубокого понимания внутренних проблем ни одна инициатива BPM не будет завершена. Это распространенная ошибка - упускать из вида роль людей в операциях бизнес-процесса. Запуск процесса пройдет успешно в том случае, если вы заранее спланируете решения возможных проблем при разработке своей стратегии.

В вашем коммуникационном плане должны быть учтены правильное распределение ролей и обязанностей, организационные рамки, расширение прав и возможностей в рамках подотчетности, стимулы и мотивация для повышения эффективности бизнеса и признания, а также возможности для личного развития. Персонал должен верить, что во время переходного периода заслужил доверительный уровень общения. Сотрудники должны чувствовать, что внесли свой вклад.

4. Используйте метод черного ящика

Организациям можно использовать метод "черного ящика". Например, мы рассмотрим каждый процесс в отдельности, чтобы увидеть, как он функционирует с внутренними и внешними заинтересованными сторонами. Каждый процесс будет разбит на последующий уровень действий, которые все будут рассмотрены.

Делая это, мы будем поддерживать надлежащий уровень детализации в нашем анализе и проектировании. Мы сосредоточимся на наиболее важных аспектах, а не на всех из них.

5. Выбирайте лучший инструмент BPM

Если инструмент BPM не соответствует реальным потребностям вашего бизнеса - это серьезная трата ресурсов и контрпродуктивность ваших усилий. Прежде чем выбрать подходящий инструмент BPM, определите организационные возможности, требования к операциям бизнес-процессов, технологические требования и финансовую доступность.

Выбирайте лучшие инструменты для управления бизнес-процессами - так вы сможете обеспечить индивидуальное и детализированное решение задач вашей организации. Действия, которые вы предпринимаете для улучшения процессов, не должны превращаться в пустую трату времени и усилий.

6. Погружайте персонал в инициативы изменения бизнеса

Сбор информации, понимание и выработка новых подходов и проектов для изменения бизнеса являются важнейшими компонентами обновления процессов. Опыт показывает, что полагаться исключительно на одну стратегию опасно. Процесс обучения можно ускорить благодаря тесному взаимодействию со специалистами, глубоко погруженными в “тему”. Такие специалисты - надежные источники информации о процессах, особенно в сложных и узкоспециализированных областях организации.

Неформальные методы обучения необходимо расширять - решающее значение имеет преодоление разрыва в знаниях за счет создания доступных форм документов. 

7. Решения должны соответствовать ожиданиям заинтересованных сторон

Этот принцип гарантирует, что перед выбором между различными вариантами ведения бизнеса мы определяем общепринятые показатели и используем эти показатели, а не внутренние личные факторы. Мы не можем рассчитывать на оптимизацию результатов, если определяющие показатели не согласуются с миссией, видением и ценностями организации, а также с ожиданиями ее заинтересованных сторон.

Руководство должно сначала публично согласовать все показатели, и только потом презентовать их. Кроме того, управление процессами должно предоставлять тем, кто внедряет бизнес-изменения, свободу мыслить нестандартно или в соответствии с целями внешних сторон.

8. Обеспечьте членам команды регулярное обучение

Немногие предприятия смогли обеспечить оперативное и регулярное обучение сотрудников из-за быстрых темпов изменений в бизнес-процессах, технологиях и рынках. Компании иногда используют обходные пути для обработки и выполнения задач. Эти обходные пути могут поддерживать работу бизнес-процессов, но также могут привести к неэффективности, увеличению затрат и снижению качества.

Для многих предприятий обучение сотрудников необходимым процедурам имеет второстепенную важность, однако может быть в итоге очень эффективным, так как сотрудники могут внести необходимые доработки и коррективы. 

9. Определите KPI

Определение точных показателей эффективности моделей процессов - это первый шаг к проведению серьезных измерений производительности. Не менее важно поддерживать полную, актуальную информацию на протяжении всего проекта. Обязательно укажите, что будет измеряться, почему, как и откуда будут поступать данные по мере разработки моделей процессов BPM текущего и будущего состояний.

Технологии интеллектуального анализа процессов улучшают представление о производительности за счет использования искусственного интеллекта и другой аналитики данных процесса, связанных с вашей деятельностью. Хотя его настройка может потребовать много работы, большинство компаний считают данные, полученные с помощью интеллектуального анализа процессов, очень ценными. Эти инструменты могут фиксировать производительность в режиме реального времени, чтобы участники проекта могли отслеживать ее.

10. Поддерживайте изменения

В инициативах управления процессами и реинжиниринга бизнес-процессов стремитесь поддерживать текущее управление изменениями, которые были внедрены или которые все еще внедряются.

Сегодня необходимо учитывать два важных фактора улучшения бизнеса: у нас недостаточно времени, чтобы делать все идеально; поэтому все, что мы делаем, нужно будет корректировать по мере того, как мы будем накапливать опыт. Во-вторых, какими бы правильными и четко спланированными ни были наши действия, все они будут преходящими и потребуют модификации.

Выбирайте правильного партнера

Next Consulting - ваш проводник в мир процессного управления. Наши эксперты с большим опытом реализации проектов в области BPM помогут вам трансформировать бизнес-модель компании, выстроить и оптимизировать процессы, внедрить систему моделирования и автоматизации бизнес-процессов для решения ваших задач и повышения эффективности бизнеса.

Пишите нам на info@tngc.ru - мы проконсультируем и ответим на все ваши вопросы.