Стратегия внедрения системы для управления бизнес-процессами

Внедрение программного обеспечения для управления бизнес-процессами (BPMS) может оказаться непростой задачей. Часто это требует изменения культуры в организации и способов ведения бизнеса, что влияет на сотрудников и менеджеров. И в то же время, хорошо спланированный и реализованный проект по управлению бизнес-процессами (BPM) может принести много преимуществ, повышая эффективность и конкурентоспособность на рынке. В этой статье вы узнаете о лучших стратегиях внедрения программного обеспечения для поддержки процессного управления в вашей организации и о том, как вести проект BPM для обеспечения максимальной производительности.

Что такое BPMS?

BPMS расшифровывается как Business Process Management Suite. Это интегрированные программные решения, которые позволяют организации контролировать процессы на всех этапах и управлять ими.

BPMS позволяет отображать, моделировать, реализовывать и контролировать процессы в системе, которая видна и понятна всем вовлеченным пользователям в единой информационной среде.

Как вы внедряете BPMS?

Чтобы знать, как внедрять ПО для управления бизнес-процессами, необходимо сначала определить стратегию, соответствующую глобальному планированию компании.

Первым шагом является определение реальной необходимости внедрения системы управления: с какими проблемами сталкивается бизнес и каковы ожидаемые результаты? Планирование является ключом к обеспечению продвижения проекта к стратегическим целям.

Начните со следующих шагов:

1. Определите область, с которой вы собираетесь работать.
2. Определите затраты, которые повлечет за собой это изменение.
3. Определите крайний срок для внедрения и исполнения с помощью графика.
4. Подробно опишите, какие показатели качества будут использоваться BPMS.

Чтобы определить область применения, вам необходимо спланировать:

• Последовательность шагов, которые будут необходимы для реализации.
• Обозначение, которое будет использоваться для представления процессов (будут ли это нотации моделирования бизнес-процессов (BPMN)?.
• Модель - то есть тип диаграммы, которая будет применена, и информация, которая будет смоделирована.
• Какой инструмент моделирования будет использоваться.

Стратегия внедрения BPMS

Как только проект определен, постепенно переходите к стратегии внедрения BPMS и работе с сотрудниками: всегда должна быть команда поддержки для перехода между системами. Таким образом, заинтересованные стороны чувствуют себя более уверенно в проекте и более мотивированы.

Важно отметить, что на рынке представлены системные опции с различными функциональными возможностями. Вот почему так важно хорошо знать процессы вашей организации: таким образом, вы выбираете систему для управления бизнес-процессами, соответствующую реалиям вашей компании, с наилучшим соотношением затрат и выгод.

Ниже представлены определенные шаги, которые мы рекомендуем для успешного внедрения BPMS в вашей организации:

1. Представление преимуществ

Начните с изложения плана заинтересованным сторонам, объяснения, почему необходимо осуществить это внедрение, и демонстрации преимуществ, которые можно получить, таких как снижение затрат, повышение качества продукции или стандартизация процессов.

2. Выбор процесса

Определите наиболее затратную область, которая принесет прибыль компании и которая имеет очевидные проблемы и затрагивает различные секторы. Отсюда выберите, с какого процесса начнется проект.

Определение приоритетов важно для того, чтобы знать, с чего начать, и сосредоточиться на процессах, которые являются наиболее актуальными и стратегическими на данный момент.

3. Привлечение поддержки со стороны руководства и инвестиций

Одобрение лидеров - это ключ к мотивации команд и реальному видению ресурсов, выделяемых на автоматизацию.

4. Выполнение/автоматизация проекта по улучшению

При поддержке, ресурсах и понимании проекта всеми пришло время для реализации. Выберите BPMS, которую вы будете внедрять, обучите тех, кто участвует, определите владельцев задач: все, что вам нужно для использования системы.

5. Измерение результатов и раскрытие информации о доходах

Внедрение - это только один шаг в управлении процессами. При выполнении любого процесса измерение результатов и производительности является обязательным.

Каждый бизнес имеет свои собственные специфические процессы, требует различного программного обеспечения и отличается производительностью. Следовательно, чем больше контролируется процесс, тем больше знаний компания будет иметь о нем от начала до конца и тем больше у нее будет возможностей корректировать процесс для достижения постоянного улучшения.

Управление организационными изменениями

При реализации проекта по внедрению программного обеспечения для поддержки концепции BPM вам необходимо учитывать, что культура всей организации может претерпеть изменения. Ориентированность на процессы заставляет компанию перестать работать с разделением по секторам (с иерархией и без интеграции), чтобы действовать совместно над каждым процессом от начала до конца.

Это изменение видения требует активного участия руководства для вовлечения сотрудников. В конце концов, именно сотрудники приведут проект BPM в движение.

Управление изменениями - это набор методов, который позволяет привести всю организацию в соответствие с одной и той же целью, поддерживая переход и устраняя человеческие факторы, которые могут затруднить или сделать невозможным изменение, такие как:

• Выход из зоны комфорта: то, как всегда выполнялась работа, и как требуется выполнять работу сейчас.
• Страх быть постоянно контролируемым и измеряемым с помощью целей и ключевых показателей эффективности (KPI).
• Потеря контроля над собственной деятельностью (или отделом), поскольку процессы будут видны всем, за кем можно следить.
• Скептицизм по поводу успешного исхода изменений.
• Страх не обладать необходимыми навыками для новой модели работы.

Следующие шаги: подготовка к вызовам

В дополнение к упомянутым выше проблемам, таким как человеческие страхи и привлечение инвестиций и сторонников к внедрению BPMS, необходимо знать о других факторах, имеющих решающее значение для успеха проекта.

• Коммуникационный шум – в очень сложных компаниях процессы должны быть прозрачными и соответствовать принципам визуального управления.
• Отсутствие постоянного мониторинга производительности процесса может помешать обнаружению пробелов, что негативно скажется на повышении эффективности и постоянной оптимизации.
• Ошибочно рассматривать только части процессов вместо того, чтобы рассматривать их в рамках системного, целостного общего.
• Несоответствие процессов цепочке создания стоимости и общим стратегическим целям бизнеса также может вызвать серьезные проблемы.

Со временем сотрудники и менеджеры усвоят культуру управления бизнес-процессами, и положительные стороны перевесят отрицательные.

Внедрив программное обеспечение для управления бизнес-процессами в вашей компании, вы получите доступ к виртуальной среде и ко всем вашим бизнес-процессам. Кроме того, команды могут отображать, анализировать, отслеживать и оптимизировать процессы на единой платформе.

Одним из главных преимуществ BPMS является ее интеграция с другими корпоративными решениями, такими как ECM, CRM и аналитика. Это обеспечивает гораздо более эффективное управление.

Чтобы узнать больше об информационных системах для управления бизнес-процессами, их преимуществах, пишите нам на  info@tngc.ru - специалисты в области проектного управления Next Consulting проконсультируют вас и подберут лучшее решение для вашего бизнеса.